Privacy – Principali obblighi in materia di videosorveglianza

Circolare n. 31/2016 – CO 9/2016

Facendo seguito a quanto comunicato con la circolare n. 22/2016 – CO 5/2016 del 20.05.2016 in tema controlli condotti dalla Guardia di Finanza sul rispetto della normativa privacy in concessionaria, la Federazione, sulla base dei primi verbali esaminati ha rilevato, al momento, l’irrogazione di sanzioni relativamente ai trattamenti legati alla videosorveglianza. Pertanto, con specifico riferimento a tale aspetto, la Federazione ritiene opportuno ricordare anzitutto agli Associati i principali obblighi in materia di videosorveglianza.

Poiché l’attività ispettiva da parte del Nucleo Speciale Privacy della Guardia di Finanza viene condotta in maniera piuttosto dettagliata, acquisendo tutte le informazioni e i documenti utili a valutare come avviene:

• il trattamento dei dati personali della clientela (potenziale e acquisita),
• la finalità della raccolta dati in relazione ai vari trattamenti (per attività contrattuali, di marketing, di profilatura, cessione di dati a terzi, ecc),
• le modalità di raccolta del consenso informato presso gli interessati,
• il trattamento dei dati sensibili dei clienti che acquistano con Iva agevolata per disabili,
• le misure di sicurezze adottate,
• vengono anche effettuate simulazioni sui software in uso presso il concessionario per verificare l’adeguatezza alla normativa privacy in relazione all’elaborazione delle richieste di preventivo e dei contratti,

Federauto, grazie al supporto della direzione Affari Legali di Confcommercio, ha deciso di prendere contatto con l’Autorità per la protezione dei dati personali al fine di sostenere le imprese coinvolte e stabilire delle linee di comportamento condivise con il Garante e si riserva di fornire una guida di indirizzo puntuale per gli Associati che tenga conto della prassi e dei processi aziendali.

Si ricorda che è sempre possibile segnalare eventuali verifiche e contestazioni ricevute, opportunamente documentate, alla mail info@federauto.eu. 

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Principali obblighi in materia di videosorveglianza

1. Gli interessati devono sempre essere informati che stanno per accedere ad una zona videosorvegliata. Pertanto, il cartello recante l’informativa deve essere collocato PRIMA del raggio di azione della videocamera e cioè PRIMA dell’accesso alla zona videosorvegliata.
2. Il cartello deve essere collocato IN TUTTE LE AREE SOTTOPOSTE A RIPRESE.
3. Il cartello con l’informativa deve avere un formato ed un posizionamento tale da renderlo CHIARAMENTE VISIBILE in ogni condizione di illuminazione.
4. Il cartello DEVE INDICARE il titolare del trattamento e la finalità perseguita (sicurezza, tutela delle persone e/o del patrimonio, ecc).
5. Il titolare (o il responsabile) devono designare per iscritto tutte le persone fisiche incaricate del trattamento.
6. I dati raccolti dal sistema devono essere protetti con idonee misure di sicurezza per ridurre al minimo i rischi di perdita, distruzione, accesso non autorizzato, trattamento non consentito.
7. Il tempo di conservazione delle immagini non può eccedere di norma le 24 ore. Tuttavia, a seguito dei chiarimenti forniti dal Garante nel 2013 alla Confcommercio (Allegato 1), in alcuni casi la conservazione delle immagini può estendersi fino a 7 giorni e la valutazione è rimessa al titolare del trattamento che si assume, al riguardo, ogni responsabilità.

Per il punto 4 occorre quindi adottare specifiche misure per:

• verificare l’attività compiuta da parte di chi accede alle immagini o controlla i sistemi di ripresa;
• in caso di accesso alle immagini da parte di più dipendenti con diversi profili/qualifiche, devono essere consentiti diversi livelli di visibilità delle immagini (adozione di credenziali di autenticazione che permettano soltanto le operazioni di propria competenza);
• programmare il sistema in modo da assicurare la cancellazione in forma automatica delle registrazioni allo scadere del termine di cui al punto 7.

Si ricorda che, nell’attività di videosorveglianza deve comunque essere rispettato il divieto di controllo a distanza dell’attività lavorativa. A tal fine l’impianto deve essere organizzato in modo tale da non effettuare riprese al fine di verificare l’osservanza dei doveri di diligenza dei lavoratori (es: orario di lavoro orientando la telecamera sul badge, corretta esecuzione della prestazione lavorativa).

In caso di ricorso ad un soggetto terzo (es.: azienda di vigilanza privata), questo deve essere nominato responsabile del trattamento.

Si ricorda che le sanzioni per la violazione di quanto sopra evidenziato sono MOLTO PESANTI:

• da 6.000 a 36.000 euro per l’omessa o inidonea informativa (vedi i punti 1, 2, 3 e 4). Si evidenzia che, soprattutto per le imprese più strutturate, diventa più difficile sostenere l’applicabilità dell’art. 11 della legge 689/1980 (contenente i criteri per l’applicazione delle sanzioni amministrative) e quindi chiedere l’applicazione dell’art. 164-bis del Codice privacy (sui casi di minore gravità) che riduce i limiti minimi a due quinti riducendo, quindi, la sanzione minima da 6.000 a 2.400 euro;
• per la violazione del punto 6 applicazione, in ogni caso, oltre all’arresto fino a due anni, di una sanzione da 10.000 a 120.000 euro con esclusione del pagamento in misura ridotta;
• si ricorda che, in via generale, per la violazione dell’adozione di misure imposte dal Garante con proprio provvedimento (come è il caso della videosorveglianza) può anche essere applicata l’ulteriore sanzione da 30.000 a 180.000 euro.

Infine chi omette di fornire al Garante le informazioni o i documenti richiesti è punito con la sanzione amministrativa da 10.000 a 60.000 euro.