Produzione e conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari – Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 46/E del 10 aprile 2017

Circolare n. 19/2017 – AF 7/2017

Con la Risoluzione n. 46/E del 10 aprile 2017, l’Agenzia delle Entrate ha fornito importanti chiarimenti in materia di produzione e conservazione elettronica dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, in sostituzione dei documenti analogici.

In particolare, rispondendo ad un interpello proposto da un contribuente, l’Amministrazione finanziaria ha soffermato la propria attenzione sulla procedura da seguire per evitare la stampa dei documenti ricevuti in formato digitale (esempio Pdf), con particolare riferimento a quei documenti per i quali sono previsti, a carico del cessionario/committente, specifici obblighi ai fini dell’assolvimento dell’IVA mediante integrazione del documento, e sulle modalità da seguire ai fini dell’ordinata rilevazione del documento di acquisto e dell’univocità dell’annotazione nei registri contabili.

Il parere dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate ricorda, innanzitutto, che le disposizioni normative che riguardano la tenuta dei documenti contabili consentono la produzione e la conservazione di questi in modo informatizzato, secondo le previsioni contenute nel D.M. del 17 giugno 2014.

In particolare, con riferimento al concetto di “fatture elettronica”, l’Agenzia delle Entrate ricorda che, ai sensi dell’art. 21 del DPR n. 633 del 1972, per fattura elettronica, si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico, purché sia assicurata l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione, mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

In ordine, quindi, alla facoltà di non stampare i documenti ricevuti in formato digitale, richiamando i chiarimenti resi con la Risoluzione n. 158/E del 2009, l’Agenzia delle Entrate ritiene che un documento, carente dei requisiti per essere considerato, fin dalla sua origine, un documento informatico, deve essere materializzato su di un supporto fisico per essere considerato giuridicamente esistente ai fini delle disposizioni tributarie.

Quanto, invece, alla conservazione elettronica dei documenti informatici, l’Agenzia osserva che, con il medesimo documento di prassi, è stato chiarito che si potrà procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool  (o rappresentazione grafica) di stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera il contenuto rappresentativo del documento.

I chiarimenti forniti con il citato documento di prassi vanno, tuttavia, letti alla luce del nuovo quadro normativo, dettato dal citato D.M. del 17 giugno 2014, che rinvia alle definizioni generali contenute nel Codice dell’Amministrazione Digitale.

Per effetto di detto rinvio, pertanto, ad avviso dell’Agenzia, per documento informatico ai fini fiscali si deve intendere qualsiasi “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Dunque, di fronte ad un documento dotato dei requisiti per essere considerato fin dalla sua origine un documento “informatico”, sulla base della nuova disciplina, ai fini delle disposizioni tributarie, non vi è alcun obbligo di una sua materializzazione su supporti fisici per considerarlo giuridicamente esistente e, pertanto, non sarà necessario procedere alla sua stampa.

Nel caso di integrazione dei documenti ricevuti in formato Pdf, per i quali la normativa vigente in materia prevede l’assolvimento dell’IVA da parte del cessionario/committente (ad esempio, fatture per acquisti intracomunitari e per altri acquisti in regime di “reverse charge“), condividendo la soluzione prospettata dal contribuente, l’Agenzia delle Entrate ritiene che, in tale ipotesi, occorra predisporre un altro documento, da allegare all’immagine della fattura in questione, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sia gli estremi della stessa.

In merito, infine, all’ordine di rilevazione del documento di acquisto, all’univocità dell’annotazione nei registri contabili e all’obbligo di numerare progressivamente le fatture ricevute, richiamando il proprio precedente orientamento, l’Agenzia ritiene che, secondo le disposizioni di cui agli articoli 25 e 39 del DPR n. 633 del 1972, è necessario che venga assicurata l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili.

Tale obiettivo è conseguito mediante l’attribuzione al documento di acquisto del “numero di protocollo” di corrispondenza all’atto della ricezione e del “numero progressivo IVA” all’atto della registrazione, sottolineando che non è necessario che il numero progressivo di registrazione sul registro IVA coincida con il numero di protocollo di ricezione.

L’annotazione di entrambi i numeri attribuiti alla fattura di acquisto, sia sul registro dei protocolli di arrivo sia sul registro IVA degli acquisti, assicura la univoca correlazione tra i dati contenuti nel documento ed i dati registrati nei menzionati registri.

Ne consegue che dal registro del protocollo di arrivo si può agevolmente risalire alla registrazione del documento sul registro IVA degli acquisti e, viceversa, dal registro acquisti si può risalire al numero di protocollo di arrivo.

Viene chiarito, inoltre, che l’apposizione fisica del “numero progressivo IVA” sul documento originale non sia indispensabile qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di “protocollo di arrivo”.

E’ in ogni caso indispensabile che, attraverso la consultazione dell’archivio informatico, sia possibile reperire agevolmente qualsiasi documento originale contraddistinto dal numero di “protocollo di arrivo” e conservato nell’archivio cartaceo.

Viene rilevata, comunque, la facoltà di non stampare i documenti sopra citati, compreso il registro dei protocolli di arrivo, solo laddove si proceda alla conservazione in modalità elettronica degli stessi secondo le formalità previste dalla legge.

A tale riguardo, viene ricordato che la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi, termine valido anche per i documenti rilevanti ai fini dell’IVA, sebbene a partire dal periodo d’imposta 2017 i termini di presentazione delle dichiarazioni rilevanti ai fini delle imposte sui redditi e dell’IVA siano disallineati.

In caso di periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, i documenti rilevanti ai fini IVA riferibili ad un anno solare andranno, comunque, conservati entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi utile.

Quindi, a titolo esemplificativo, viene specificato che:

• un contribuente, con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare (1.1.2016- 31.12.2016), concluderà il processo di conservazione di tutti i documenti rilevanti ai fini fiscali (documenti IVA e altri documenti) al più tardi entro il 31.12.2017;
• un contribuente, con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare (1.7.2016-30.6.2017), conserverà i documenti rilevanti ai fini IVA dell’anno 2016 entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della prima dichiarazione dei redditi presentata successivamente al 31.12.2016.

Viene precisato, infine, che, in caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico deve essere reso leggibile e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture dichiarato dal soggetto.