Modalità di gestione delle assenze durante il Covid-19 e del cd. smart working

Circolare n. 114/2020 – LP 11/2020

Riepilogo per la gestione del personale durante il periodo di emergenza sanitaria.

Si ritiene utile evidenziare una serie di casistiche utili alla gestione del personale durante il periodo di emergenza sanitaria, con focus su:

1. Smart Working e Congedo Straordinario;
2. Lavoratori fragili;
3. Lavoratore in quarantena o in permanenza domiciliare fiduciaria con sorveglianza attiva;
4. Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del COVID-19 negli ambienti di lavoro del 24 aprile 2020;
5. Modalità di attivazione dello Smart Working.

1. Smart Working e Congedo Straordinario (art. 5, DL n. 111/2020)

Con l’inizio dell’anno scolastico si potranno manifestare casi di figli di lavoratrici o lavoratori con sintomi riconducibili a infezione da Covid-19.

Le linee guida nazionali e la recente normativa in merito prevedono, fino al 31 dicembre 2020, che il genitore possa svolgere la propria prestazione in modalità agile o possa assentarsi con congedo straordinario dal luogo di lavoro a seguito dell’evento nelle modalità di seguito specificate.

Il Decreto Legge n. 111 dell’8 settembre 2020 recante “Disposizioni urgenti per far fronte a indifferibili esigenze finanziarie e di sostegno per l’avvio dell’anno scolastico, connesse all’emergenza epidemiologica da Covid-19”, all’articolo 5, fa riferimento al “Lavoro agile e congedo straordinario per i genitori durante il periodo di quarantena obbligatoria del figlio convivente per contatti scolastici”.

La disposizione introduce la possibilità per il genitore lavoratore dipendente di svolgere la prestazione di lavoro in modalità “agile” (cd. Smart Working) nell’ipotesi in cui il figlio convivente, minore di anni quattordici, sia posto in quarantena dal Dipartimento di Prevenzione della ASL territorialmente competente, a seguito di contatto verificatosi all’interno del plesso scolastico.

In tal caso la prestazione in modalità “agile” potrà essere svolta per tutto o parte del periodo corrispondente alla durata della quarantena.

Per l’attivazione di tale modalità, fino al 15 ottobre p.v., sarà possibile ricorrere alla procedura “semplificata”, dopodiché, salvo diverse disposizioni, sarà necessario ricorrere alla procedura “ordinaria”.

Su tali modalità di attivazione, si rinvia, per maggiori dettagli, al successivo par. 5).

Fino al 31 dicembre p.v., fatte salve eventuali proroghe, nel caso in cui la prestazione lavorativa non possa essere svolta in modalità “agile”, uno dei genitori, alternativamente all’altro, può astenersi dal lavoro per tutto o parte del periodo corrispondente alla durata della quarantena del figlio usufruendo di periodi di congedo per i quali è prevista un’indennità pari al 50% della retribuzione, a carico Inps.

Il beneficio è riconosciuto nel limite di spesa di € 50 milioni, per l’anno 2020.

Nel caso si renda necessario, in attesa dell’esito del tampone o a seguito di tampone positivo, le Autorità Sanitarie Competenti potranno prevedere un periodo di isolamento per lo studente ed i genitori lavoratori.

In tal caso i colleghi dei lavoratori in isolamento o con figli in isolamento continueranno a svolgere la propria normale attività lavorativa attenendosi scrupolosamente all’applicazione delle indicazioni attive per la prevenzione della diffusione dell’infezione da Covid-19 (salvo diverse indicazioni impartite specificatamente dalle Autorità Sanitarie Competenti).

2. Lavoratori fragili (art. 90 del DL 34/2020 conv. L. 77/2020)

L’art. 26, comma 2, del D.L. n. 18/2020 prevedeva che, fino al 31 luglio 2020, per i lavoratori dipendenti in possesso del riconoscimento di disabilità con connotazione di gravità ai sensi dell’articolo 3, comma 3, L. n 104/1992, nonché per i lavoratori in possesso di certificazione rilasciata dai competenti organi medico legali, attestante una condizione di rischio derivante da immunodepressione o da esiti da patologie oncologiche o dallo svolgimento di relative terapie salvavita, ai sensi dell’articolo 3, comma 1, della medesima legge n. 104, il periodo di assenza dal servizio fosse equiparato al ricovero ospedaliero di cui all’articolo 87, comma 1, primo periodo, del decreto n. 18/2020.

Tuttavia il DL n. 83/2020 non ha prorogato la possibilità dei suddetti lavoratori di astenersi dall’attività lavorativa mediante certificazione medica.

Lo stesso decreto ha solo prorogato al 15 ottobre p.v., la possibilità per gli stessi di accedere allo smart working, attraverso la procedura semplificata.

Pertanto, fino alla cessazione dello stato di emergenza il diritto allo svolgimento delle prestazioni in modalità “lavoro agile” è riconosciuto ai lavoratori maggiormente esposti a rischio di contagio, a condizione che tale modalità sia compatibile con le caratteristiche della prestazione.

E’ stabilito il diritto al lavoro agile in favore di:

• lavoratori dipendenti con disabilità grave, o che abbiano nel proprio nucleo familiare una persona con disabilità grave (art. 39, D.L. n. 18/2020);
• lavoratori immunodepressi o con familiari conviventi immunodepressi (art. 39, D.L. n. 18/2020);
• lavoratori maggiormente esposti al rischio di contagio Covid-19 in ragione dell’età, o della condizione di immunodepressione, o dell’esito di patologie oncologiche, o dello svolgimento di terapie salvavita o comunque di una comorbilità accertata dal medico competente che possono caratterizzare una maggiore rischiosità (D.L. n. 34/2020, art. 90).

3. Lavoratore in quarantena o in permanenza domicialiare fiduciaria con sorveglianza attiva (art. 26, c. 1, DL 18/2020)

Il periodo trascorso in quarantena con sorveglianza attiva o in permanenza domiciliare fiduciaria con sorveglianza attiva di cui all’articolo 1, comma 2, lettere h) e i) del DL n. 6/2020, e di cui all’articolo 1, comma 2, lettere d) ed e), del DL n. 19/2020, dai lavoratori è equiparato a malattia ai fini del trattamento economico previsto dalla normativa di riferimento e non è computabile ai fini del periodo di comporto.

Quarantena con sorveglianza attiva: misura adottata nei confronti individui che hanno avuto contatti stretti con casi confermati di malattia.

Permanenza domiciliare fiduciaria con sorveglianza attiva: misura adottata nei confronti individui che hanno fatto ingresso in Italia da zone a rischio epidemiologico, come identificate dall’Organizzazione mondiale della sanità.

4. Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del Covid-19 negli ambienti di lavoro del 24 aprile 2020

Tra le misure di contenimento del contagio previste nel Protocollo sottoscritto da Confcommercio, che, unitamente agli accordi “derivati”, contiene le prescrizioni di riferimento per tutti i lavoratori, c’è il ricorso allo Smart Working, attraverso la procedura semplificata, per tutte le attività che possono essere svolte a distanza e l’utilizzo in via prioritaria degli ammortizzatori sociali disponibili nel rispetto degli istituti contrattuali (par, rol, banca ore, ferie) generalmente finalizzati a consentire l’astensione dal lavoro senza perdita di retribuzione.

5. Modalità di attiviazione dello Smart Working

Nella procedura telematica d’emergenza (come indicato dal Ministero del Lavoro) l’accordo individuale è sostituito da un’autocertificazione che il lavoro agile è attivato per far fronte allo stato di emergenza. La procedura, attiva fino al 15 ottobre 2020, fatte salve ulteriori proroghe, consente il caricamento, con un unico flusso, di comunicazioni relative a più lavoratori. La nuova modalità massiva semplificata richiede il salvataggio di un file Excel con i dati dei lavoratori che svolgono Smart Working.

Link dell’applicativo informatico per le comunicazioni semplificate dello smart working: https://servizi.lavoro.gov.it/ModalitaSemplificataComunicazioneSmartWorking/

Salvo ulteriori proroghe e/o modifiche normative, dopo il 15 ottobre 2020, la modalità di attivazione dello Smart Working tornerà ad essere quella “ordinaria” disciplinata dalla L. n. 81/2017.

Gli obblighi di informativa in materia di sicurezza del lavoro di cui all’art. 22 L. n. 81/2017, sono assolti in via telematica anche ricorrendo alla documentazione resa disponibile sul sito INAIL.

Pertanto:

• la modalità di esecuzione del rapporto in Smart Working viene stabilita mediante accordo individuale tra datore di lavoro e lavoratore – che può essere a tempo determinato o indeterminato – con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici ed entro i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti dalla legge e dal CCNL;
• l’accordo individuale, che deve essere stipulato per iscritto ai fini della regolarità amministrativa e della prova, disciplina:
  1. l’esecuzione della prestazione all’esterno dei locali aziendali;
  2. le modalità di esercizio del potere direttivo da parte del datore di lavoro;
  3. i tempi di riposo e le modalità di disconnessione del lavoratore;

• il datore di lavoro consegna, con cadenza almeno annuale, al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza una informativa scritta contenente i rischi generali e specifici connessi alla modalità “agile” di svolgimento del rapporto di lavoro. Pertanto, il datore di lavoro deve fornire al lavoratore un’adeguata informativa circa il corretto utilizzo delle attrezzature/apparecchiature eventualmente messe a disposizione, assicurandosi che detti strumenti siano conformi alle disposizioni di legge.

Il settore Lavoro Contrattazione e Relazioni Sindacali di Confcommercio è disponibile a condividere format di accordi individuali di Smart Working che andranno comunque adattati ai singoli casi concreti, al fine di agevolare la gestione di eventuali richieste e necessità datoriali e per fornire degli strumenti applicabili esclusivamente a quelle mansioni valutate come compatibili. In tal caso si prega si scrivere a info@federauto.eu.

Dal punto di vista “operativo”, il datore di lavoro ha l’obbligo di comunicare sul portale cliclavoro l’avvenuta sottoscrizione dell’accordo individuale per lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità di lavoro agile.

Si ricorda che i datori di lavoro che stipulano accordi di Smart Working sono tenuti in ogni caso a riconoscere priorità alle richieste dalle lavoratrici nei tre anni successivi alla conclusione del periodo di congedo di maternità previsto dall’articolo 16 del  T.U. di cui al D.Lgs. n. 151/2001, ovvero dai lavoratori con figli in condizioni di disabilità ai sensi dell’articolo 3, comma 3, della Legge n. 104/1992.

In particolare, la sezione dedicata all’accordo di Smart Working deve essere compilata con i seguenti dati:

1. Data sottoscrizione: Data di sottoscrizione dell’accordo di Smart Working.
2. Tipo Smart Working: selezionabile da un menu a tendina, valori previsti “Tempo indeterminato” e “Tempo determinato”.
3. Data Inizio: Data inizio del periodo validità dell’accordo.
4. Data Fine: Data fine del periodo di validità dell’accordo.
5. Caricamento file accordo.